Ridefinire la pratica della legge

Le nuove tendenze in Office Design, tecnologia e gestione della concorrenza creano sfide e opportunità

L’industria legale è nel mezzo di enormi cambiamenti che avranno inevitabilmente un impatto sostanziale sul modo in cui gli avvocati si avvicinano alle loro attività. Sulla scia di questi cambiamenti, gli studi legali sono stati sfidati a controllare l’aumento delle spese, migliorare i servizi e la reattività dei clienti, aumentare l’efficienza e infondere il supporto tecnologico per migliorare la produttività complessiva. Le nuove tendenze nella pianificazione dello spazio, nella tecnologia dei documenti, nella sicurezza dei dati e nei servizi offerti ridefiniranno il modo in cui gli uffici legali esercitano, in che modo soddisfano le mutevoli esigenze della loro base di clienti e come si posizionano strategicamente in modo competitivo.

Guadagnare un vantaggio competitivo

Mentre è cambiato molto su legge, design e tecnologia degli uffici legali, la sfida di mantenere un vantaggio competitivo rimane di interesse primario per le pratiche legali. Prendere le misure necessarie per garantire la sopravvivenza in questo settore in continua evoluzione prevarrà quando il settore legale verrà trasformato. Abbracciare i progressi tecnologici nella gestione, archiviazione e recupero dei documenti; rivoluzionare lo spazio ufficio tradizionale per consentire maggiore mobilità, agilità e flessibilità; e aprendo gli occhi su un ampio spettro di servizi esterni diventeranno tutti fattori chiave di successo.

In un recente sondaggio condotto tra i 1200 maggiori studi legali statunitensi, il 98% degli avvocati ha convenuto che il telelavoro aumenterà nei prossimi 10 anni. In che modo il tuo studio legale rispetterà in modo efficace gli obiettivi necessari per aiutare la tua azienda a prosperare in questo mercato competitivo senza compromettere il core business? Come implementerete e bilanciate queste modifiche per massimizzare la redditività e ottenere un vantaggio competitivo?

Il processo inizia sviluppando una migliore comprensione di quali sono le tendenze legali fondamentali e di come queste tendenze possono influenzare il modo in cui opera la tua azienda e, in ogni caso, in che modo influenzeranno la linea di fondo.

In che modo le tendenze influenzeranno il modo in cui opera la tua attività?

Selezione e progettazione degli edifici: lo spazio legislativo tradizionale in materia di affitto elevato sta cedendo il passo a rendite immobiliari più snelle poiché le grandi imprese consolidano le operazioni e optano per uno spazio funzionale semplificato. Anche se l’area di lavoro impressionante continua a prevalere, avere una proprietà costosa e di alto profilo potrebbe non avere più senso per gli affari. Per aiutare nella selezione degli edifici, più pratiche legali cercano l’esperienza di un vero e proprio intermediario immobiliare per soli affittuari per assisterli nel processo di selezione degli edifici. Gli architetti aggiunti al team di leasing all’inizio del processo assistono gli studi legali nello sviluppo di requisiti specifici di spazio analizzando gli aspetti culturali e funzionali del business. Molte aziende optano per un design sostenibile poiché questa iniziativa raggiunge il flusso principale. L’obiettivo a lungo termine: creare uno spazio che soddisfi i requisiti funzionali e rifletta positivamente l’azienda.

TENDENZE ALL’OROLOGIO – Real Estate Opulent, immobili ad alto reddito per le pratiche legali si stanno spostando in uffici più piccoli, più efficienti. Le tendenze indicano che più avvocati stanno utilizzando il proprio spazio ufficio come strumento per supportare lo staff, migliorare i servizi e creare uno spazio di lavoro che promuova flessibilità, collaborazione e avanzamento tecnologico.

Spazio e dimensioni degli uffici : mentre l’influenza della definizione dello status e della comunicazione della visibilità del marchio rimane importante nel settore legale, le tendenze degli studi legali indicano che lo spazio degli uffici e l’allocazione all’interno della pratica stanno cambiando radicalmente. Con molte pratiche legali che cercano di ridurre i costi generali, la riduzione spaziale è diventata uno dei mezzi più importanti per snellire le spese. All’interno dell’ufficio stesso, gli uffici condivisi per i soci in pensione, le postazioni di lavoro universali, il consolidamento degli spazi per le conferenze e la riduzione dello spazio delle biblioteche di diritto sono in prima linea nei cambiamenti. Sale di guerra o, essenzialmente, spazi di gruppo centrali per avvocati che lavorano su casi di studio, stanno diventando la norma consentendo un modo economicamente efficace per supportare i team in un ambiente che supporta la collaborazione. Gli uffici per pendolari con collegamenti per computer e telefoni offrono una flessibilità che mira a fornire uno spazio riservato agli avvocati in visita o ai soci in pensione.

Lo spazio come strumento – Gli studi legali del futuro, sensibili, semplici e sofisticati sono più diversi che mai. Lo spazio non ha bisogno di equiparare lo status a quello di un numero sempre maggiore di studi legali che riducono il sovraccarico e la visualizzazione dello spazio come strumento per aiutarli a gestire la propria attività in modo più efficace. Altri uffici optano per ambienti più salubri e sostenibili, ambienti più rilassati, in comune, con servizi migliori e, certamente, maggiore mobilità per facilitare le riunioni da qualsiasi luogo all’interno o all’esterno dell’ufficio. Lo spazio ufficio e l’impatto che può avere sulla produttività complessiva del tuo ufficio stanno determinando un cambiamento nel modo in cui le pratiche visualizzano il profilo del loro spazio.

Tre fattori da prendere in considerazione quando si determinano i requisiti di spazio: Semplice – Considerare come opera il tuo ufficio, il portafoglio di spazi per ufficio, servizi essenziali, cluster di supporto e ambienti di squadra. L’efficienza all’interno dell’ufficio sarà molto grande se si considera il processo e si creano spazi che li accolgono.

Funzionale – I mobili svolgono un ruolo chiave nella funzionalità del tuo ufficio. La scelta e il posizionamento dei mobili di successo possono rivelarsi estremamente vantaggiosi, consentendo la riduzione della metratura totale dell’ufficio e liberando spazio al primo piano. Inoltre, il consolidamento degli spazi per le conferenze, il raggruppamento degli spazi per le riunioni e lo spostamento dello storage tradizionale dei libri nelle zone di ricerca possono avere un impatto enorme sul modo in cui opera la vostra azienda.

Efficace – Lo spazio ufficio deve avere l’agilità per funzionare efficacemente consentendo a voi e al vostro personale di rispondere rapidamente alle mutevoli esigenze. I nuovi uffici devono soddisfare le richieste attuali e fornire le basi necessarie per la crescita futura e il progresso tecnologico.

Document Management: Paperless Office: mito o realtà? Dal momento che l’accettazione dei computer da tavolo, gli uffici senza carta sono stati il ​​sogno della maggior parte delle aziende. La maggior parte delle pratiche giuridiche si domanda se questo obiettivo di un ufficio senza carta sia veramente raggiungibile. La verità è che la carta è una parte essenziale e necessaria di come gli uffici legali e, fino ad oggi, una buona parte del lavoro quotidiano è ancora basata su supporto cartaceo. Tuttavia, c’è speranza. I progressi tecnologici spingono gli uffici verso un ambiente privo di supporti cartacei o, per lo meno, cartaceo.

Attraverso la tecnologia avanzata, gli avvocati hanno la possibilità di assisterli nella gestione dei record (RM), il processo di identificazione, organizzazione, mantenimento e accesso a tutti i record creati e ricevuti dall’organizzazione durante le sue operazioni quotidiane. Le nuove opzioni includono una miriade di opzioni per convertire i documenti cartacei in archivi digitali ricercabili tra cui scanner digitali, gestione dei documenti, archiviazione dei documenti e outsourcing.

Tuttavia, rendere la transizione a un ufficio senza carta, o carta ridotta, è un compito scoraggiante per la maggior parte delle pratiche legali. Molte domande da dove cominciare, quale tecnologia adottare e quali effetti avranno questi cambiamenti sulla loro linea di fondo.

Creare un ambiente in cui gli avvocati collaborano con specialisti della tecnologia per adattare le loro esigenze sarà un fattore chiave di successo. Con l’adozione dei progressi, i processi del flusso di lavoro elettronico, i sistemi di recupero dei documenti e la sicurezza dei dati saranno la norma. La gestione della conoscenza sarà un fattore critico di successo in quanto i clienti chiedono di più e si aspettano di pagare di meno.

Mentre molte aziende sono state associate a trarre vantaggio da questi progressi a causa di problemi di sicurezza; il futuro sarà guidato da aziende che adottano la tecnologia come mezzo per migliorare i processi e l’efficienza.

TENDENZE DI GUARDARE Poiché la tecnologia continua a fungere da catalizzatore per il cambiamento nel settore legale, sistemi efficienti e avanzamenti all’avanguardia nella sicurezza e accessibilità dei dati guideranno gli studi legali del futuro a spostarsi verso un ambiente più digitale.

Sicurezza dei dati: assicurare che i dati vitali siano al sicuro dalla corruzione, controllare l’accesso e garantire la privacy assoluta dei dati personali è di primaria importanza per le pratiche legali. Mentre la maggior parte degli studi legali adotta misure adeguate per garantire la protezione dei dati personali, le violazioni possono e accadono. Di conseguenza, sistemi efficienti e avanzamenti all’avanguardia nella sicurezza e accessibilità dei dati stanno spingendo gli studi legali del futuro a spostarsi verso una maggiore tecnologia digitale. Con l’adozione dei progressi, i processi del flusso di lavoro elettronico e i sistemi di recupero dei documenti diventeranno la norma. Molte aziende sono associate a trarre vantaggio da questi progressi a causa di problemi di sicurezza; tuttavia, il futuro sarà guidato da aziende che lavorano con la tecnologia per migliorare i processi e l’efficienza.

Rapporti di personale / Outsourcing: visto che molti avvocati cercano modi per ridurre le spese generali e aumentare le entrate, i servizi integrati una volta forniti all’interno delle mura delle pratiche legali si stanno spostando verso rapporti di outsourcing. La squadra, una volta espansiva di segretarie, dattilografe, paralegali e amministratori, si sta riducendo drasticamente. Molte aziende si stanno spostando da un rapporto 1 o 2 a 1 fino alla metrica da 4 a 1.

Un certo numero di grandi studi legali stanno abbracciando l’idea di esternalizzare il lavoro legale di routine a livello locale, nazionale e, in alcuni casi, a livello internazionale in India, Corea del Sud, Australia e altri locali con costi di manodopera molto più bassi. I cluster di supporto in cui un gruppo di professionisti supportano un gran numero di avvocati stanno diventando sempre più comuni insieme a personale amministrativo e di supporto IT posizionato in una posizione più remota ed economica. L’industria legale statunitense, secondo i dati del governo, è un’industria da 184 miliardi di dollari con un milione di avvocati formati e circa 500.000 di personale di supporto come paralegali e assistenti. Le tendenze indicano che migliaia di posti di lavoro del personale di supporto verranno esternalizzati nei prossimi anni.

TENDENZE AD OSSERVARE : Outsourcing offshore Quest’anno 12.000 posti di lavoro legali si sono spostati all’estero, appena l’1%; tuttavia, entro l’anno 2015, cercare questa tendenza per continuare come un progetto di 40.000 posti di lavoro in outsourcing.

Biblioteche / Ricerca : vaste biblioteche di legge che un tempo occupavano gran parte dello spazio legale sono state sostituite dalla tecnologia desktop. Molte aziende stanno convertendo lo spazio, una volta riservato per la libreria hard-bound, in spazi di riunione polifunzionali più flessibili. Le librerie di archiviazione e di ricerca tradizionali vengono sostituite da zone di ricerca all’interno dell’ufficio che occupano una metratura minima. Cerca la libreria del futuro per essere abbastanza piccola da stare su un disco in tasca.

Sale conferenze: tecnologia, videoconferenza, connettività, collaborazione e flessibilità sono tutte parole chiave associate al passaggio nelle sale conferenze. Quello che un tempo era il tradizionale centro formale dell’azienda è stato sostituito da un gruppo di conferenze, aree di intervento e spazi di supporto flessibili che offrono le più recenti attrezzature audio, video conferenza, connettività e display. Le riunioni si svolgono in modo più informale nella caffetteria, nei piccoli centri di nicchia o in quella che era la biblioteca. Gli studi legali stanno istituendo centri per conferenze con tecnologia all’avanguardia e le ultime tendenze nel design di mobili flessibili per ospitare riunioni di piccole o grandi dimensioni. Il nuovo spazio per le conferenze incorpora uno spazio di lavoro più casual e collaborativo con alcuni uffici che incorporano i bar per promuovere e migliorare l’interazione sociale.

TENDENZE ALL’OROLOGIO : uno spostamento nelle sale conferenze Quello che un tempo era il tradizionale centro formale dell’azienda è stato sostituito da un gruppo di conferenze, aree break-out e spazi di supporto flessibili che offrono le più recenti attrezzature audio e video, connettività e visualizzata.

Strumenti di negoziazione / arbitrato: le pratiche di legge stanno scoprendo l’importanza di utilizzare lo spazio a proprio vantaggio per valutare l’esito della negoziazione e dell’arbitrato. Considerando la psicologia dello spazio fisico e usandolo come uno strumento, gli assistenti sono potenzialmente in grado di spostare i risultati a loro favore. Comodo, rilassante, le strutture per tenere le stanze vengono utilizzate per i clienti dell’avvocato che permettono una fondazione senza stress da cui negoziare.

Servizi ausiliari : al fine di soddisfare le diverse esigenze della loro base di clienti e generare più reddito, molti avvocati stanno mettendo a punto servizi accessori sul loro attuale repertorio di servizi legali. I servizi ausiliari migliorano l’allure a valore aggiunto per le pratiche legali fornendo ai clienti servizi aggiuntivi di convenienza per soddisfare le loro esigenze immediate. Diventare un “full service provider” che offre una varietà di servizi legali e non legali, tuttavia, ha la sua parte di preoccupazioni etiche che fanno parte di un argomento in corso.