Da dove inizi?

È un compito arduo anche pensare di trasferire un ufficio. Tutti noi desideriamo che ci possa essere un pulsante magico che semplicemente rende tutto ciò che accade, ma in realtà richiede una pianificazione e una gestione continua per garantire uno sbocco di successo. Non ci sono molti uffici pronti a subire gli sconvolgimenti su base regolare, quindi questa è probabilmente la prima volta che hai mai dovuto gestire un progetto del genere. Comporterà molto più della semplice prenotazione di un’attività di rimozione di un ufficio e di iniziare prenotando un salto per tutti i file indesiderati e le sedie rotte che ingombrano gli angoli dell’ufficio.

Inizia con il ricordare i motivi per cui ti stai muovendo e tienili sempre in mente in ogni fase del processo. Se ti stai trasferendo in uffici più grandi a causa dell’espansione della società, allora è una posizione meravigliosa, ma con essa arriva una serie di sfide specifiche, molte delle quali prevedono l’ignoto. Se stai ridimensionando a causa di un cambiamento nelle fortune aziendali, anche questo dovrebbe essere considerato positivo. Quello che stai facendo aiuterà l’azienda a stabilizzarsi e questa è la tua opportunità di rivedere le pratiche commerciali e apportare alcuni reali cambiamenti che aiuteranno la produttività e l’efficienza generale. Forse la tua azienda è rimasta delle stesse dimensioni ma ha deciso di non rinnovare il contratto di locazione sulla sua posizione attuale e ha bisogno di trovare una nuova casa o ha deciso di stare vicino alla tua base di clienti? Ancora una volta, questa dovrebbe essere vista come un’opportunità per apportare modifiche in meglio.

Delinea i tuoi obiettivi. Utilizzare metodi di pianificazione come l’analisi SWOT per determinare come apportare modifiche positive all’azienda nei nuovi uffici. Raccogliere quante più informazioni possibili sul motivo del movimento. Non aver paura di chiedere ai direttori perché vogliono trasferirsi in azienda. Più informazioni hai, migliore sarà il tuo posto per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi.

Ricerca e nomina una società di trasferimento di uffici il prima possibile. Avranno una ricchezza di informazioni su cui attingere. Dopotutto, questo non è qualcosa che voi o voi fate ogni anno, ma una società di traslochi di uffici ha intrapreso centinaia di progetti simili e sarà in grado di guidarvi alla ricerca di nuove concessioni. Scegliere saggiamente. Alcune società di traslochi di uffici sono specializzate in traslochi ma mancano le conoscenze necessarie su come un ufficio funzionerà al meglio. Trova un’azienda specializzata anche nel design d’interni di uffici. Avranno una comprensione di come è necessario pianificare il tuo spazio ed essere in grado di fare suggerimenti costruttivi e importanti e aiutarti a guidarti nelle tue decisioni. L’ultima cosa di cui avrai bisogno è sei mesi dopo il quale qualcuno ha sottolineato una supervisione fondamentale.

Una volta che avete tutte le informazioni, documentatele e ciò fornirà una buona base per andare avanti.

Trova la tua nuova casa

Esistono numerosi modi per trovare un nuovo ufficio. Ottenere il maggior aiuto possibile da geometri, agenti immobiliari e società di gestione immobiliare. Saranno il posto migliore per sapere quali proprietà sono disponibili e quali sarebbero adatte. Comunicare con loro i tuoi obiettivi e andare avanti per vedere quante più proprietà possibili per avere un’idea di ciò che è là fuori. Una volta trovato il tuo immobile, scopri immediatamente la data richiesta per entrare nel nuovo ufficio e quando avrà inizio il contratto di locazione. Questo è anche un buon momento per impiegare i servizi di un geometra per fare un inventario dei nuovi uffici per garantire che qualsiasi programma futuro di lavori di degrado siano compresi da tutte le parti. Inoltre, non abbiate paura di chiedere miglioramenti dal vostro nuovo proprietario. Se qualcosa deve essere aggiornato, scopri come e quando lo faranno.

Pianificazione della tua mossa

La tua mossa sarà pianificata attorno ad alcune date chiave. Quando sei fuori dai tuoi uffici esistenti? Quando è il contratto di locazione dovuto e a che ora devi dare il tuo programma di dilapidazione?

Qual è la data di scadenza per il trasferimento nelle nuove promesse? La tua azienda di trasloco dell’ufficio vorrà essere nel nuovo edificio il prima possibile per iniziare a lavorare.

Discutere con la propria società di traslochi dell’ufficio di tutti i problemi di spostamento dell’ufficio aggiuntivi che richiedono considerazione. Avranno un elenco completo di considerazioni, quali telecomunicazioni, IT, pianificazione delle autorità locali, accessibilità, ecc. Tutto ciò richiederà un budget per.

Come stai comunicando il trasferimento dell’ufficio al business e ai suoi dipendenti. Ricorda, il cambiamento può rendere le persone nervose e si sentiranno a loro agio se si sentiranno parte del design e tenute informato sui progressi, i tempi e gli obiettivi generali.

È una buona idea assicurarsi che tutte le parti coinvolte procedano in avanti, che tu e il tuo team, i direttori aziendali e la società di rilocalizzazione dell’ufficio si impegnino a riunioni regolari, incluso il budget del trasferimento dell’ufficio sia sufficiente per raggiungere i tuoi obiettivi e che tutti siano sulla stessa pagina .

Ora arriva una delle parti emozionanti del trasferimento dell’ufficio. La tua agenzia di trasloco ti aiuterà a pianificare il tuo spazio ufficio per sfruttare al meglio l’impronta. Le buone aziende realizzeranno una serie completa di piani 3D sulla base dei tuoi suggerimenti e della loro precedente conoscenza di progetti di successo simili. I moderni strumenti di progettazione assistita dal computer consentono alle società di trasloco degli uffici di cambiare rapidamente piani e sperimentare al volo. Una di voi e la vostra società di trasloco dell’ufficio sono d’accordo, quindi questi piani possono essere utilizzati per riferire ai direttori della società e ai dipendenti dell’azienda. Non dimenticare di coinvolgere tutti, ma assicurati di mantenere il controllo. Magari allestisci una “War Room” dove vengono visualizzati i piani e organizza una riunione di consultazione e invita i commenti. Questi commenti possono essere molto costruttivi in ​​quanto i membri di altri team saranno in grado di evidenziare potenziali problemi futuri.

Il grande giorno

Organizzare una data per la mossa fisica da intraprendere. Comunicalo al più presto con tutti in azienda in modo da avere l’opportunità di pianificare i progetti in corso di conseguenza. Incarica gli altri membri della compagnia con cose specifiche da eseguire fino alla mossa e nel giorno stesso. Questo non aiuta apertamente a togliere un po ‘di peso a te e al tuo team, ma aiuta anche a responsabilizzarli e coinvolgerli positivamente.

La tua società di trasloco dell’ufficio ti aiuterà con tutte le altre considerazioni e ti assicurerà di completare tutti i documenti necessari, come il rinnovo di tutti gli accordi di servizio. Ti aiuteranno anche con qualsiasi sistemazione durante lo spostamento e lo smaltimento di oggetti indesiderati prima della tua mossa.

È anche una buona idea tenere un registro della mossa per riferimento futuro. Da una fotocamera digitale da ufficio e un compito minore in ufficio per documentare la mossa. Ciò ti aiuterà anche a riflettere il progetto in una data futura.

Non ti rimane che goderti il ​​tuo nuovo ufficio e vederti fiorire in un nuovo ambiente. In bocca al lupo!