Spostamento … (cita la musica a tema di Jaws) … ti fa rabbrividire e vuoi stringere i denti. Non riesci a sentire lo stress di tutto questo? Non sarebbe fantastico se tu potessi semplicemente prendere il tuo ufficio, imballarlo in una scatola e andare?

Ad un certo punto, la tua azienda ha bisogno di un cambiamento e tu semplicemente non hai scelta; una delocalizzazione è lì a fissarti in faccia. Forse hai oltrepassato il tuo spazio o la tua clientela si trova in un’altra città (o ti sei trasferito e il pendolarismo è alle soglie del tuo ultimo nervo) o l’affitto è raddoppiato, costringendoti a cercare uno spazio più economico. Qualunque sia la ragione, c’è luce alla fine del tunnel!

Lo spostamento è una preparazione di nove parti, una parte del sudore. Puoi prepararti per il grande giorno senza perdere la costanza:

1. Pianificare tutto, delegare ed esternalizzare, ove possibile.

Idealmente, lavorare con una società in movimento specializzata in uffici. La loro saggezza professionale nella pianificazione e l’efficienza si rivelerà inestimabile.

Avere un piano di comunicazione e progettare un responsabile delle comunicazioni responsabile di:

  • permettendo ai dipendenti di conoscere i tempi e il loro ruolo atteso nel movimento
  • informare i clienti del tuo nuovo indirizzo
  • e contattare tutti i servizi esistenti della data limite e lasciare i servizi nella posizione futura – elettrico, telefono, IT – conoscere la data di avvio.

Avere un piano in movimento e quindi progettare un manager in movimento nella propria azienda per coordinare. Janine Sarna-Jones di Organize Meadvises “Prepara un file o un raccoglitore per contenere tutte le pratiche burocratiche, le liste di controllo, le ricevute e le informazioni di contatto per venditori, ad esempio designer, broker, assicurazioni e società mobili, impianti di stoccaggio, riparatori, appaltatori e pittori.”

Insieme al tuo manager in movimento e a un designer di uffici, visita il tuo nuovo spazio per determinare le esigenze. Con una buona planimetria e un’adeguata pre-pianificazione, un designer può aiutarti a rispondere alle seguenti domande tra le altre:

  • Come vuoi che funzioni lo spazio e quali stanze devono essere specificate per ogni reparto, sala conferenze, dispensa, magazzino ecc.? C’è più di un’entrata? Quale dovrebbe essere usato per il tuo ingresso ufficiale?
  • Chi dovrebbe sedersi dove? Quali esigenze hai bisogno di prendere in considerazione?
  • I tuoi arredi esistenti si adatteranno?
  • Dove dobbiamo aggiungere IT, telefoni, elettricità ecc.?

Se possibile, spostati nel fine settimana per ridurre al minimo la perdita di giorni di produttività . Si noti che la maggior parte delle aziende si sposta all’inizio e alla fine del mese. Pianifica di conseguenza e preparati per l’inaspettato.

2. Rendilo verde. Pulisci prima di muoverti.

  • Cosa possono buttare via i tuoi dipendenti prima del trasloco?
  • Puoi vendere o donare tutto ciò che non usi più?
  • C’è un documento che può essere scansionato prima del trasloco?

Usa ” scatole di bungo ” invece di cartone e nastro. Li lasciano, li impacchettano e li raccolgono dopo aver finito di disimballare. Facile, resistente, pulito e verde!

3. Etichetta, etichetta, etichetta. Assicurati che ogni ufficio sia etichettato (A, B, C o 1, 2, 3) sulla porta nelle posizioni vecchie e nuove – ogni scatola dovrebbe avere anche l’etichetta corrispondente. Il tuo manager in movimento presso il tuo ufficio non sarà in grado di essere in 5 uffici contemporaneamente coordinando più motori.

Cena Block of Sane Spaces raccomanda di etichettare sei scatole critiche come segue:

  1. Forniture : questi sono i materiali di back-up che utilizzi nel tuo lavoro quotidiano. Le forniture sono cose che vengono “esaurite” durante il corso del tuo lavoro.
  2. Strumenti – questi sono gli oggetti che usi per fare qualcos’altro … anche se può essere come dividere i capelli, gli strumenti sono ovviamente più diversi nelle aree che potrebbero richiedere una finezza speciale.
  3. Libri / Referenze – o qualsiasi risorsa per casi difficili
  4. Elettronica : man mano che gli uffici diventano più esperti di tecnologia, questa scatola potrebbe sostituire quella precedente! Questa confezione include tutti i tuoi articoli elettronici e caricabatterie usati nel tuo ufficio.
  5. File di Office correnti – nel caso in cui non si distinguano già i file in categorie, qui ci sono alcune categorie da considerare quando si ordinano (e si cancellano) i file: Azione, Dailies, Riferimento rapido, Risorsa / Informazioni, Vitale / Permanente / Legale, Personale e Long Term / Archival (per un successivo recupero o accesso un giorno)
  6. Apri First Box : metti tutto qui che DEVI dover impostare ogni stanza: ci saranno diversi elementi critici per ogni stanza.

Rendi più facile per i tuoi traslatori ottenere le scatole giuste negli uffici corretti con assistenza e interruzioni minime. Infine, assicurati che ogni scatola sia etichettata con i contenuti e ne possieda una per ufficio con le esigenze di fornitura immediate etichettate come “aperte per prime”.

Infine, considera di aggiornare il tuo ufficio durante lo spostamento. Porsi queste domande:

  • Gli arredi del tuo ufficio non sono aggiornati? Stanno cadendo a pezzi e non sopravviveranno alla mossa?
  • Il tuo ufficio sembra ancora qualcosa fuori dagli anni ’70?
  • L’immagine dell’ufficio ha bisogno di un lifting?

Una mossa per ufficio è un ottimo momento per aggiornare arredi, arte e accessori per adattarsi meglio al nuovo spazio e al nuovo “tu”. Assicurati che i nuovi articoli vengano spediti direttamente nel tuo nuovo ufficio.