Quando un’azienda intraprende un nuovo ufficio, ci sono una serie di fattori importanti da prendere in considerazione; un fattore critico è il layout dell’ufficio. Il modo in cui è strutturato lo spazio dell’ufficio contiene una serie di implicazioni fondamentali per la tua attività, tra cui costi, comunicazione, ambiente di lavoro e privacy dei dipendenti.
Implicazioni dei costi
Non c’è dubbio che uno spazio ufficio open space non è solo più economico in termini di configurazione iniziale, ma anche per riscaldamento, raffreddamento e pulizia. La natura stessa di un ufficio open space significa che le scrivanie possono essere facilmente riconfigurate, se necessario, senza le restrizioni delle pareti e delle porte permanenti. La temperatura ambiente può essere facilmente regolata e la pulizia diventa più efficiente, senza l’interruzione delle porte di sblocco per i singoli uffici. È anche possibile inserire più dipendenti in un layout di spazio ufficio open space, questo dà alle aziende un miglior rapporto qualità-prezzo sul noleggio dell’ufficio, oltre a consentire all’azienda di espandersi e contattare le esigenze del mercato, questo dimostra che lo spazio dovrebbe essere l’azienda cresce.
Bisogni di comunicazione
Lo spazio ufficio open space incoraggia una migliore comunicazione e spirito di squadra. Senza le porte chiuse e gli individui che lavorano nel loro spazio privato, i dipendenti sono più facilmente in grado di rimbalzare le idee l’una dell’altra, chiedere assistenza o, in generale, stringere amicizie più forti con i loro colleghi. È più probabile che la comunicazione fluisca attraverso la stanza, intenzionale o meno, consentendo ai dipendenti di essere meglio informati sull’informazione aziendale. Naturalmente, questo può avere anche i suoi svantaggi, in particolare quando si discutono informazioni sensibili, ma la direzione dovrà assicurarsi che, quando necessario, le discussioni confidenziali vengano tenute fuori dalla sede principale e tenute in sale riunioni private o fuori dal sito .
L’ambiente di lavoro
Sebbene sia i costi che le comunicazioni generalmente favoriscono lo stile open space dello spazio ufficio, l’ambiente di lavoro è meno tagliato e asciutto. Avendo un numero di persone nella stessa stanza senza pareti divisorie, il rumore si accumulava da più telefoni che squillavano, conversazioni tra gruppi di persone, teleconferenze e riunioni ad hoc. Ciò può causare enormi disturbi ai compagni di lavoro e cali di concentrazione. Oltre a questo, mentre il rumore viaggia attraverso la stanza, così possono raffreddori e altre malattie che possono causare un numero maggiore di giorni di malattia presi dalla forza lavoro ad un costo elevato per l’azienda.
Tuttavia, una struttura di un singolo ufficio può promuovere una sensazione molto più gerarchica per un’azienda, che può essere o non essere desiderabile. Può anche impedire conversazioni spontanee e recuperi che possono essere così vantaggiosi per un’azienda.
I singoli uffici possono anche portare a stanze e corridoi interni più bui, con gli uffici spesso raggruppati attorno alle pareti esterne e quindi alle finestre dell’edificio.
Preoccupazioni relative alla privacy
Infine, la privacy gioca un ruolo importante nella decisione di scegliere un piano aperto o un layout di un singolo ufficio. Mentre i vari reparti possono essere raggruppati in baccelli in uno spazio ufficio open space, i monitor sono ancora chiaramente visibili sulle spalle dei dipendenti e le chiamate telefoniche e le conversazioni tra gruppi sono facilmente udibili. Questo problema viene completamente eliminato quando si utilizza un layout di stile di ufficio individuale e potrebbe essere l’opzione migliore per quando vengono spesso discusse informazioni sensibili.
Per molte aziende non è prevista alcuna decisione, in particolare per le piccole imprese in cui non ha senso dare a ciascun dipendente il proprio ufficio. Tuttavia, per le aziende e i dipartimenti più grandi, i vantaggi e gli svantaggi di entrambe le opzioni devono essere valutati prima che sia presa una decisione in merito a quale sarebbe la soluzione migliore per l’azienda.
