Tutti sanno che il processo di costruzione della casa su misura comporta un sacco di scartoffie e un sacco di procedure burocratiche. Immagina come sarebbe perdere un documento molto importante per il processo di costruzione della casa. Non ti arrabbi? Scoprirai che essere molto organizzati è tutto, e questo non significa che devi solo mettere tutti i documenti in un unico cassetto e lasciarlo lì.
Ogni transazione effettuata crea un altro insieme di pratiche burocratiche e dovresti prendere in considerazione la categorizzazione di tutto: garanzia, permessi e approvazioni, finanziamento, contratti, fatture, acquisto di terreni, ricevute a pagamento, informazioni sui materiali, comunicazione dell’appaltatore e subappaltatore, architettura e design.
La soluzione migliore per te è optare per un sistema portatile permanente. Avere informazioni importanti a portata di mano è molto importante, soprattutto quando si è in cantiere. Puoi utilizzare questo metodo passo passo per organizzare le pratiche burocratiche:
– Creare un elenco puntato con categorie
– Fai copie per i documenti che ti servono sul cantiere
– Archiviare una copia nel proprio file system a casa
– Collocare la copia nel raccoglitore nella categoria corrispondente al file system di casa
– Fai recensioni ogni giorno, aggiungendo sempre tutto ciò che sembra nuovo
Puoi provare a utilizzare l’e-mail per la comunicazione; risparmia molto tempo e consente una rapida condivisione di file: immagini, schizzi, fatture, disegni o memo. Microsoft Outlook o Lotus Notes sono perfettamente adatti a ciò di cui hai bisogno, puoi configurare diverse cartelle per persone e soggetti al fine di facilitare ogni archiviazione. Ricorda che dovresti utilizzare qualsiasi dispositivo che ti aiuti a organizzarti meglio e a risparmiare tempo.
