Il problema con l’ambiente di ufficio tipico è che è in continua evoluzione. Nuove persone si uniscono all’azienda, i vecchi se ne vanno e il personale apporta modifiche al proprio ambiente d’ufficio per soddisfare i gusti personali, per sedersi vicino alla finestra o più lontano dal capo.
Inoltre, le esigenze dell’azienda, in termini di personale, stoccaggio o crescita, o in alcuni casi di contrazione, possono spesso entrare in conflitto con ciò che rappresenta buone pratiche commerciali.
Ognuno all’interno di un’organizzazione valuta lo spazio, sia che si tratti semplicemente dell’approvvigionamento a un college di lavoro in un ambiente open space o delle dimensioni del proprio ufficio o delle strutture di una sala riunioni.
Naturalmente non hai bisogno che ti dica che in questi giorni, il ragioniere aziendale è la prima persona a ricordarti il costo dello spazio ufficio su un piede quadrato. Tuttavia, spesso è più difficile quantificare l’effetto sulla produttività in termini di profitti sulla fornitura di un ambiente che renda più facile per i dipendenti svolgere il proprio lavoro.
Inutile dire che, se stai pensando di ristrutturare un ufficio sul tuo spazio esistente o di trasferirti in una nuova sede utilizzando un esperto di pianificazione spaziale, dovrebbe essere la prima fase del processo.
Una pianificazione efficace dello spazio ufficio è un elemento chiave per ottenere il massimo dal proprio spazio ufficio e creare un ambiente funzionale ed efficiente per voi, i vostri dipendenti e visitatori.
È importante riflettere attentamente su come il tuo spazio deve funzionare. Che tipo di look vuoi raggiungere? L’immagine che trasmetti ai visitatori deve essere di calma, efficienza riflessiva o attività febbrile?
Il numero di banchi e attrezzature all’interno di uno spazio ufficio può fare un’enorme differenza sul modo in cui si percepisce, nonché sul modo in cui i dipendenti interagiscono. Se provi a spremere troppi mobili in uno spazio, le persone cominciano a sentirsi a disagio, troppo pochi banchi e impiegati iniziano a sentirsi remoti.
Anche l’interferenza con il suono del vicino può inquinare le singole aree di lavoro, rendendo almeno difficile concentrarsi e in alcuni esempi più estremi difficile da ascoltare per gli altri, di persona o al telefono.
Probabilmente la cosa più importante da ricordare è che alla fine della giornata i risultati finali avranno un piccolo impatto sull’edificio e un enorme impatto sulle persone. È quindi di vitale importanza assicurare che venga svolta una qualche forma di studio sul luogo di lavoro, prima ancora di prendere in considerazione la possibilità di pianificare le opinioni dei dipendenti e ottenere una visione dettagliata delle loro abitudini lavorative. Tendono ad avere un sacco di piccoli meeting informali interni o hanno un gran numero di incontri e presentazioni altamente formali su larga scala con i clienti?
Quanto tempo impiegare in ufficio, quali stanze vengono maggiormente utilizzate, che non sembrano mai abituarsi. Ho visto le grandi sale riunioni chiuse a chiave per mesi mentre la compagnia si lamentava della mancanza di spazio di archiviazione.
Il numero di dipendenti, l’attrezzatura necessaria e i requisiti di spazio in uno spazio devono essere considerati in modo tale da poter stabilire quanta spazio è necessario per ogni persona per lavorare e muoversi comodamente.
Organizzare un ufficio è molto più che installare elementi casuali di mobili, è necessario prendere in considerazione che tipo di immagine si desidera ritrarre, come funzionano i reparti e in che modo i dipendenti devono consentire loro di svolgere il proprio lavoro in modo efficace?
Con quale frequenza si svolgono le riunioni? C’è bisogno di aree di incontro separate? Quanta privacy è richiesta? Quanti servizi igienici sono richiesti e dove si trovano e dove si fermeranno i dipendenti? Altre cose importanti da considerare sono illuminazione, riscaldamento, distribuzione di rumore, requisiti di alimentazione e dati, colore e pavimentazione.
Sebbene la progettazione visiva sia importante, anche gli standard sul posto di lavoro devono essere soddisfatti. Tutti i progetti devono essere conformi alle più recenti normative in materia di edilizia, salute, sicurezza e incendio, garantendo che voi e i vostri dipendenti non dispongano di un ambiente di lavoro confortevole con la quantità di spazio necessaria per svolgere le attività quotidiane. spazio per impressionare i visitatori.
L’attenzione ai dettagli e un’efficace pianificazione dello spazio all’esterno garantiscono che l’ambiente finito soddisfi tutti i requisiti legislativi e cosmetici. Questo livello di dettaglio porta quasi sempre ad un ambiente più felice e nella mia esperienza può persino vedere i risultati in aree più piccole – qualcosa che anche il direttore finanziario ama vedere!
