La maggior parte di noi suppone che siano le persone che partecipano a un incontro in grado di creare o distruggere la produttività del gruppo, quando infatti la forma del tavolo da conferenza può avere un sostanziale effetto psicologico sul tono, sul morale e persino sull’esito di l’incontro.

Il tavolo è il centro o nucleo del gruppo e porta un segnale importante nel tuo incontro. Ad esempio, quando si guida un gruppo indisciplinato (ciò accade spesso negli uffici legali) è necessario assicurarsi e mantenere il controllo del gruppo.

Curve moderne senza posizione “piede del tavolo”

Un tavolo da conferenza dal design moderno o personalizzato può creare una posizione di forza a capo del tavolo e nessun posto ai piedi del tavolo. L’energia “yin e yang” dell’opposizione non è presente qui. Se non hai un tavolo moderno con questa configurazione, prova a spingere il tavolo contro un muro in fondo alla fine del tavolo in modo che non sia disponibile alcun posto per l’opposizione.

Tavole rotonde per collaborazione, non gerarchia

Una tavola rotonda simboleggia l’uguaglianza e la cooperazione, ed è più adatta per riunioni di team building, lavorando insieme su un obiettivo comune e creando un senso di intimità tra le persone.

Il tavolo di Re Artù era stato creato appositamente per significare che tutti i cavalieri separati al tavolo erano uguali e l’opinione di tutti era valutata. Ciò può anche significare che potrebbe essere più difficile giungere a una decisione chiara, poiché nessun leader è evidente.

Agli studenti di giurisprudenza viene spesso riferito di una sala della giuria che ha installato una tavola rotonda per un breve periodo di tempo. In quel periodo c’erano più giurie sospese che mai. Quando la tavola rotonda fu sostituita con un tavolo rettangolare più tradizionale, i ponti che utilizzavano la stanza iniziarono a raggiungere più verdetti.

Un lungo tavolo sottile crea “zone di comunicazione”

Se hai mai partecipato a una cena per banchetti con tavoli lunghi e sottili probabilmente hai sperimentato questo fenomeno; Le persone a una estremità del tavolo discutono di un argomento, mentre le persone all’altro capo sono in conversazione su qualcosa di completamente diverso, mentre quelli elencati nel mezzo sono in un limbo, non sapendo a quale conversazione partecipare.

Spesso le persone nelle riunioni tendono a sedersi vicino ad altri con cui sono a loro agio. Quando si siedono troppo lontani dalla testa del tavolo (dove si trova l’azione) possono causare distrazione o l’effetto temuto “testa tra le nuvole”. Molte volte vedrai persone sedute nella zona limbo a leggere e-mail sulle loro more e senza prestare attenzione a cosa sta succedendo nella riunione.

La comunicazione è difficile quando sei troppo lontano

Se stai creando una stanza per gli avvocati di divorzio per fare ricorso agli insediamenti o dove i lati opposti non amano l’un l’altro, un tavolo con un grande spazio nel centro sarebbe un tavolo perfetto. In qualsiasi altro tipo di sala conferenze, la profonda divisione e l’ampio divario creeranno un senso di separazione e una sensazione di “noi contro di te” al tavolo. In questa stanza, i partecipanti guarderanno direttamente l’uno all’altro, invece che al capo dell’incontro. Vorrei anche suggerire un extra buffering del suono in questo spazio, dal momento che potrebbero esserci voci più forti e combattimenti qui.

La soluzione comune

Suggerisco che il tavolo migliore per la maggior parte delle sale conferenze sia un tavolo di forma rettangolare con angoli arrotondati (a volte chiamato tavolo a forma di barca). Gli angoli arrotondati sono intrinsecamente migliori dei punti sporgenti, e risparmiano agli ospiti di sentirsi sempre seduti vicino al “bordo” (che può accadere quando nella riunione ci sono più persone del normale, e hai avvicinato le sedie).

Una caratteristica importante da considerare

Assicurati che tutti i presenti siano a loro agio. Ciò significa verificare che le gambe del tavolo siano posizionate a una distanza confortevole dalle ginocchia dei partecipanti, che le sedie siano comode per tutte le altezze (e pesi) e che ci sia un’illuminazione adeguata al tavolo per svolgere i compiti a portata di mano.

Tamara Romeo, proprietaria di San Diego Office Design, è specializzata nel creare un senso di comodità e disinvoltura nel design degli uffici e utilizza la Psicologia ambientale per creare spazi di incontro che “funzionano” per i suoi clienti.